Précisions sur le syndicat des copropriétaires

• Les règles applicables au syndicat des copropriétaires

Le recours au syndicat coopératif (hypothèse dans laquelle un conseil syndical est élu mais où il n’y a pas de syndic) est facilité grâce à la suppression de l’exigence d’une mention expresse dans le règlement de copropriété.

Par ailleurs, l’objet du syndicat des copropriétaires est également étendu : il peut désormais se charger de ce qui se rapporte à l’amélioration de l’immeuble (et donc aux travaux qui sont nécessaires pour cela), même si c’est en pratique, cela était déjà le cas.

Jusqu’à présent, à l’issue d’un chantier, en cas de vice de construction et/ou de défaut d’entretien, la responsabilité du syndicat des copropriétaires pouvait être engagée. Ce n’est plus le cas désormais. Cette mesure doit avoir pour effet de simplifier et de réduire un contentieux relativement abondant, notamment sur le défaut d’entretien.

• Améliorer la gestion du syndicat des copropriétaires

Le président du conseil syndical, sur délégation expresse de l’assemblée générale des copropriétaires (AG), peut désormais engager une action contre le syndic défaillant en réparation du préjudice collectif subi par le syndicat des copropriétaires.

A défaut de conseil syndical, l’action est ouverte à un ou plusieurs copropriétaire(s) représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires.

Les frais de procédure engagés par le président du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration qui sont supportées par le syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires exerçant cette même action doivent faire l’avance des frais de procédure, répartis ensuite entre tous les copropriétaires à proportion de leurs quotes-parts de parties communes afférentes à leurs lots, dès lors que la prétention est déclarée bien fondée par le juge.

En cas de condamnation du syndic défaillant, les dommages et intérêts sont alloués au syndicat des copropriétaires, puisqu’il s’agit d’une action engagée dans l’intérêt de tous les copropriétaires.

Le recouvrement de charges de copropriété est également renforcé : à cet effet, il est désormais possible, en cas de cession de parties communes par le syndicat, de déduire les sommes dues par un copropriétaire de la part du prix de vente qui lui revient.

Clarifier les relations contractuelles entre le syndic et le syndicat des copropriétaires

• En cas de syndic non professionnel

Désormais, lorsqu’un copropriétaire quitte la copropriété et qu’il exerce également l’activité de syndic non professionnel pour celle-ci, son mandat reste valable pendant encore 3 mois. Pendant ce délai, il doit convoquer une AG pour procéder à la désignation d’un nouveau syndic pour le remplacer.

• Les missions du syndic

Il est désormais explicitement prévu que le syndic a obligation d’assurer la conservation des archives du syndicat.

Par ailleurs, à compter du 31 décembre 2020, la dispense de compte séparé pour les petites copropriétés gérées par un syndic professionnel comportant au plus 15 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces est supprimée.

Cette suppression est justifiée par le fait que l’existence d’un compte séparé est une garantie de transparence pour toute copropriété, quelle que soit sa taille. De plus, un compte séparé permet aussi d’identifier précocement des signaux d’alerte, tels que des difficultés financières ou une trésorerie fragilisée.

Une mesure de clarification terminologique a également été prise : s’agissant de la désignation judiciaire d’un administrateur provisoire en cas de carence du syndic, la notion d’administrateur « provisoire » est remplacée par celle d’administrateur « ad hoc » afin d’éviter toute confusion avec l’administrateur provisoire désigné en cas de copropriétés en difficulté.

• Le contrat de syndic

Afin d’éviter que des copropriétés se retrouvent sans syndic ou avec 2 syndics (cette situation peut arriver lorsqu’un syndic en remplace un autre), il est expressément prévu que le contrat de syndic est conclu à durée déterminée. Ainsi, les copropriétaires connaîtront exactement le terme du contrat du syndic.

• Le renouvellement du contrat de syndic

S’agissant du non-renouvellement d’un contrat arrivant à son terme, il est précisé que chaque partie peut y mettre fin, sans indemnité, sous certaines conditions. Les questions de la désignation d’un nouveau syndic et de la fixation d’une date anticipée de fin de contrat sont portées à l’ordre du jour d’une assemblée générale qui doit intervenir dans les 3 mois précédant le terme du contrat.

Lorsque l’initiative du non-renouvellement émane du syndic, celui-ci doit également informer le conseil syndical de son intention de ne pas conclure un nouveau contrat au plus tard 3 mois avant la tenue de cette AG afin de lui permettre d’organiser utilement une mise en concurrence. L’AG désigne alors un nouveau syndic et fixe les dates de fin du contrat en cours et de prise d’effet du nouveau contrat, qui interviennent au plus tôt un jour franc après la tenue de cette assemblée.

• La résiliation anticipée du contrat de syndic

S’agissant de la résiliation anticipée du contrat de syndic, elle suppose une inexécution suffisamment grave de l’une des parties à ses obligations.

Cette solution a déjà été retenue par les juges qui exigeaient que le syndicat des copropriétaires rapporte la preuve d’un manquement du syndic de nature à justifier sa révocation sans indemnité.

Dorénavant, le syndic peut aussi résilier son contrat par anticipation en cas d’inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires à ses obligations.

Lorsque l’initiative de la résiliation émane du syndic, celui-ci doit notifier sa volonté de résiliation au président du conseil syndical, ou à défaut de conseil syndical, à l’ensemble des copropriétaires, en précisant les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires.

L’AG ne peut être convoquée dans un délai inférieur à 2 mois à compter de cette notification. Ce délai doit permettre au conseil syndical d’organiser une mise en concurrence et de transmettre, le cas échéant, au syndic des projets de contrats de syndics, en vue d’une notification en même temps que la convocation.

La résiliation prend effet au plus tôt un jour franc après la tenue de l’AG. Le syndicat des copropriétaires qui désigne un nouveau syndic au cours de cette assemblée fixe la date de prise d’effet du contrat.

Lorsque la résiliation anticipée intervient à l’initiative du conseil syndical, celui-ci notifie au syndic une demande motivée d’inscription de cette question à l’ordre du jour d’une AG, précisant la ou les inexécution(s) qui lui sont reprochée(s).

L’AG se prononce alors sur la question de cette résiliation et fixe le cas échéant sa date de prise d’effet, qui ne peut intervenir au plus tôt qu’un jour franc après sa tenue. Dans le cas où, au cours de cette même assemblée, le syndicat désigne un nouveau syndic, il fixe la date de prise d’effet de son contrat, ce qui clarifie la transition entre syndics sortant et entrant.

Ce nouveau dispositif implique qu’il ne sera plus possible au syndic sortant de quitter l’AG dès le vote de la résiliation de son contrat, compromettant ainsi la poursuite de l’assemblée. Ce dernier sera au contraire tenu de poursuivre sa mission, notamment en notifiant les procès-verbaux d’AG aux copropriétaires et en engageant le processus de transmission des archives à son successeur.

• La rémunération du syndic

Lorsqu’il réalise des prestations dans le cadre de sa mission de gestion d’une copropriété, le syndic est rémunéré forfaitairement.

Il peut bénéficier d’une rémunération dite complémentaire lorsqu’il réalise également des missions qui ne relèvent pas de la gestion courante d’une copropriété. A titre d’exemple, il peut s’agir de prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres (assistance aux mesures d’expertise, suivi du dossier auprès de l’assureur, etc.).

Pour éviter les éventuels abus, il est désormais clairement précisé que cette rémunération complémentaire ne porte que sur des prestations fournies au titre de sa mission de gestion courante du syndicat.

Par ailleurs, les conditions dans lesquelles le syndic peut conclure des contrats de prestations de services avec le syndicat des copropriétaires qui n’entrent pas dans le champ du contrat type sont précisées. Il est désormais exigé :

• que le syndic sollicite l’autorisation de l’assemblée générale préalablement à la conclusion d’un contrat avec une personne ou une entreprise avec laquelle il a des liens ;
• que le syndic précise la nature des liens (capitalistique ou juridique) rendant nécessaire l’autorisation de l’assemblée générale.

Afin de faciliter la mise en concurrence des contrats de syndic par le conseil syndical, les syndics ont désormais l’obligation d’adresser au conseil syndical des projets de contrats de syndic conformes au contrat type. Ces projets devront en outre être accompagnés d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposées, afin de permettre la réalisation d’une mise en concurrence éclairée par le conseil syndical.

Afin d’obtenir une plus grande transparence dans les pratiques commerciales des syndics, le pouvoir de sanction des agents de la DGCCRF est renforcé. Une amende administrative, dont le montant ne peut excéder 3 000 € (pour une personne physique) ou 15 000 € (pour une société), est ainsi créée en cas de manquement par les syndics à leurs obligations de respecter l’encadrement légal de leur rémunération et le contrat type.

S’agissant de la rémunération pour travaux du syndic, l’interdiction actuellement faite au syndic de mentionner, même à titre indicatif, le montant de ses honoraires spécifiques en cas de travaux est supprimée. Cette suppression est faite dans un souci de transparence, le barème indicatif étant susceptible de servir de base ultérieure de négociation des honoraires.

Par ailleurs, il est désormais précisé que le contrat-type et l’encadrement de la rémunération du syndic ne s’appliquent pas lorsque le syndic n’est pas rémunéré. Notez que rien n’interdit toutefois à un syndic non rémunéré de proposer à l’assemblée générale un contrat de syndic conforme au contrat-type.

Enfin, le montant plafond des honoraires et frais perçus par les syndics de copropriété pour l’établissement de l’état daté à l’occasion de la vente d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation est fixé à 380 € TTC.

• Le changement de syndic

Afin d’assurer la transmission des documents dématérialisés de la copropriété de l’ancien syndic vers le nouveau, il est désormais prévu que celle-ci se fasse sur un support numérique téléchargeable et imprimable.

De plus, le délai pour la remise de la situation de trésorerie est raccourci à 15 jours, au lieu d’1 mois.

En outre, l’ancien syndic a désormais l’obligation de communiquer au nouveau syndic les références des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat dans les 15 jours de la cessation de ses fonctions.

De même, pour remédier aux pratiques de certains syndics et assurer une plus grande transparence dans la gestion financière des copropriétés en cas de changement de syndic, l’ancien syndic doit désormais fournir au nouveau syndic l’état des comptes des copropriétaires et du syndic, après apurement et clôture des comptes de l’exercice.

Notez que ces dispositions s’appliqueront à compter du 31 décembre 2020 pour les petites copropriétés.

Favoriser le recouvrement des charges des copropriétaires dues au syndicat

• Hypothèque légale

Les hypothèques permettent de protéger un créancier qui a besoin de garantir sa créance. Elle est dite « légale » lorsqu’elle est prévue par la Loi, « conventionnelle » lorsqu’un contrat la met en place et « judiciaire » lorsqu’elle résulte d’une décision judiciaire.

Les créanciers qui bénéficient d’une hypothèque légale peuvent y recourir sans avoir besoin d’un jugement. Toutefois, pour être opposables aux tiers, elles doivent faire l’objet d’une inscription.

Il est désormais prévu que le syndic peut faire inscrire une hypothèque légale au profit du syndicat, sans intervention de l’AG.

• Privilège mobilier du bailleur

Le « privilège mobilier » du bailleur lui confère un droit de priorité sur les « meubles » au sens juridique du terme (mobilier, argenterie, tableaux, livres, linge, etc.) se trouvant dans le logement loué pour garantir le paiement des loyers qui lui sont dus.

En pratique, ce privilège est inutile en cas de logement loué meublé, puisque les meubles appartiennent au bailleur.

C’est pourquoi le privilège mobilier s’étend désormais à toutes les sommes dues par le locataire à son bailleur (et plus seulement aux loyers).

• Privilège immobilier spécial du syndicat des copropriétaires

Le privilège immobilier spécial du syndicat des copropriétaires lui permet d’être payé prioritairement par un copropriétaire qui vend son logement et qui quitte la copropriété.

Ce privilège immobilier couvre désormais les « créances de toute nature »du syndicat à l’encontre d’un copropriétaire.

Concrètement, cela permet d’y inclure également, entre autres, les intérêts de retard, les créances relatives à certains frais imputables au seul copropriétaire (mise en demeure, relance, honoraires et frais pour l’établissement de l’état daté, astreintes, etc.), ou encore la clause pénale stipulée dans le règlement de copropriété.

Renforcer les pouvoirs du conseil syndical

• Fin de la périodicité triennale

Jusqu’à présent, tous les 3 ans, le conseil syndical procédait à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine AG appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic.

Cette périodicité triennale est supprimée afin d’améliorer l’efficacité de l’obligation de mise en concurrence.

La périodicité triennale est remplacée par une obligation de mise en concurrence préalablement à la désignation du syndic (que le syndic en place soit désigné une nouvelle fois ou qu’il s’agisse d’un nouveau syndic).

• La dispense de mise en concurrence

L’inscription obligatoire de la question de la dispense de mise en concurrence de projets de contrats de syndic à l’ordre du jour de l’AG précédant celle appelée à se prononcer sur le renouvellement du syndic est supprimée. Son caractère systématique a pu laisser croire, à tort, à certains copropriétaires qu’ils étaient tenus de dispenser le conseil syndical de son obligation de mise en concurrence.

La demande de dispense de mise en concurrence est désormais laissée à l’initiative du conseil syndical, lorsqu’il estimera inutile de comparer les prestations proposées par le syndic en exercice avec d’autres offres au regard de leur qualité et de leur coût.

Notez qu’un copropriétaire a toujours la possibilité de solliciter l’inscription à l’ordre du jour de l’AG la question de l’examen de projets de contrat de syndic.

• La procédure de mise en concurrence

La mise en concurrence se fait désormais sur la base de projets de contrats de syndic respectant le contrat-type, assortis d’une fiche d’information sur le prix et les prestations proposés par chaque syndic pour faciliter les comparaisons des propositions de syndics professionnels.

Notez qu’en l’absence de mise en concurrence, la décision désignant un syndic professionnel reste valable.

• L’éventuelle pénalité due par le syndic

S’agissant de la pénalité financière applicable au syndic en l’absence de transmission au conseil syndical de pièces se rapportant à la gestion du syndic et, de manière générale, à l’administration de la copropriété :

• la référence à un montant minimal de pénalité est supprimée : il est donc désormais possible de prévoir une pénalité par jour de retard unique et obligatoire, dans la mesure où aucune négociation véritable n’est susceptible d’intervenir entre le syndic et le syndicat des copropriétaires sur un montant supérieur de pénalité ;
• le président du conseil syndical peut saisir le tribunal pour obtenir la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires.

• La capacité à devenir membre du conseil syndical

S’agissant des qualités requises pour pouvoir devenir membre du conseil syndical, l’AG peut désormais désigner les membres du conseil syndical parmi les ascendants ou descendants des copropriétaires, qui s’investissent parfois de manière importante dans certaines copropriétés.

Enfin, les concubins, conjoints, partenaires de pacs, ascendants ou descendants des salariés du syndic ont l’interdiction d’être membres du conseil syndical. L’interdiction concernant les collatéraux est limitée au 2ème degré (c’est-à-dire les frères et sœurs). Ces interdictions ne s’appliquent toutefois pas aux syndics non professionnels.

• Création d’une délégation conventionnelle au profit du conseil syndical

Il est créé une délégation conventionnelle au profit d’un conseil syndical composé d’au moins 3 membres.

Cette délégation est conventionnelle, ce qui permet à l’AG de se ressaisir de son droit de vote pour les décisions confiées au conseil syndical.

La délégation doit permettre au conseil syndical de prendre des décisions relevant de la majorité simple (travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, suppression des vide-ordures pour des impératifs d’hygiène, autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes, etc.).

Toutefois, sont exclues de la possibilité de délégation l’approbation des comptes, la détermination du budget prévisionnel et les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires.

L’AG doit déterminer le montant du budget prévisionnel alloué au conseil syndical pour la mise en œuvre de sa délégation de pouvoir, accordée pour une durée maximale de 2 ans renouvelable sur décision expresse de l’assemblée générale.

Après avoir pris connaissance du rapport élaboré par le conseil syndical pour rendre compte de sa mission, l’AG demeure libre de renouveler la délégation arrivée à son terme, si les décisions qui en sont l’objet sont récurrentes et que l’action du conseil syndical est satisfaisante.

Les décisions du conseil syndical pour l’exercice de cette délégation de pouvoirs sont prises à la majorité de ses membres, la voix du président étant prépondérante en cas de partage des voix.

Enfin, dans le cadre de cette délégation conventionnelle de pouvoirs, le syndicat des copropriétaires devra souscrire pour chacun des membres du conseil syndical une assurance de responsabilité civile.

Faciliter le recours au syndicat secondaire, à la division en volumes de la copropriété et au mandataire ad hoc

• Création facilitée d’un syndicat secondaire

Il est désormais autorisé de constituer des syndicats secondaires lorsque l’immeuble comporte plusieurs entités homogènes susceptibles d’une gestion autonome et même s’il n’est pas divisible au sol.

Cette mesure doit favoriser une gestion de proximité et individualisée des entités distinctes, sans recourir à la scission en volumes qui est techniquement et juridiquement plus complexe à mettre en œuvre.

• Division facilitée de l’immeuble

L’avis obligatoire du maire de la commune de situation de l’immeuble et l’autorisation du Préfet, préalablement à la mise en œuvre d’une division en volumes, est supprimé.

Cette mesure doit faciliter le recours à la scission en volume, notamment au sein des ensembles immobiliers complexes, alors que le contrôle de l’autorité publique s’avère la plupart du temps très formel.

La suppression de cette procédure administrative se justifie également par le fait que la décision de diviser en volumes la copropriété relève, par principe et en dehors des hypothèses de copropriétés en difficulté, de la volonté souveraine du syndicat des copropriétaires.

A cet égard, l’exigence d’un contrôle administratif n’est pas justifiée pour la division au sol de la copropriété.

• Recours facilité au mandataire ad hoc

Le syndic doit informer le conseil syndical et saisir le juge d’une demande de désignation d’un mandataire ad hoc lorsqu’à la clôture des comptes, les impayés de charges atteignent 25 % des sommes exigibles (15 % pour les copropriétés de plus de 200 lots).

Le mandataire ad hoc est alors chargé par le juge d’établir un audit de la copropriété, sans s’immiscer directement dans les missions du syndic.

Dans un souci de prévention de la dégradation des copropriétés, la possibilité de saisir le juge en vue d’obtenir la désignation d’un mandataire ad hoc est étendue au président du conseil syndical.

Sources :

• Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis
• Ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis
• Décret n° 2020-153 du 21 février 2020 pris pour l’application de l’article 10-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis

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