Coronavirus (COVID-19) : comment réunir les représentants du personnel ?

Par | 15 avril 2020 ( Mise à jour 30 mai 2020)

Exceptionnellement, pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire, les réunions des représentants du personnel peuvent se dérouler par conférence téléphonique ou messagerie instantanée. De nouvelles dispositions viennent préciser ces modalités de réunion…

Coronavirus (COVID-19) : continuité des instances représentatives

représentants du personnel, après que l’employeur en a informé leurs membres, le recours :

à la visioconférence,
à la conférence téléphonique,
à la messagerie instantanée.

Le recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée étant exceptionnel, ses modalités viennent d’être précisées.

Concernant le recours à la conférence téléphonique

Lorsque le recours à la conférence téléphonique est envisagé pour la réunion des instances représentatives du personnel, le président de l’instance doit en informer ses membres. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance (pour rappel, aucun délai de convocation n’est imposé mais vous devez communiquer l’ordre du jour au CSE ou au CSE central au moins 3 jours avant sa réunion).

Le dispositif technique mis en œuvre pour le recours à la conférence téléphonique doit garantir l’identification des membres de l’instance, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations.

La réunion ne peut se dérouler qu’après vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant à ces critères.

Des suspensions de séance doivent rester possibles.

S’il doit être procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir l’anonymat du votant : l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote.

Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

Concernant le recours à la messagerie instantanée

Pour recourir à la réunion des représentants du personnel par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations.

Des suspensions de séance doivent rester possibles.

Le président de l’instance doit informer ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée en précisant la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.

La réunion se déroule ensuite conformément aux étapes suivantes :

l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions d’identification et de participation effective ;
les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut pas intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
le vote a lieu de manière simultanée ; à cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Source : Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 relatif aux modalités de consultation des instances représentatives du personnel pendant la période de l’état d’urgence sanitaire