Sociétés cotées : modification des règles de convocation

Depuis le 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020, les sociétés dont les actions sont cotées et qui doivent normalement convoquer l’assemblée de leurs actionnaires par voie postale, ne sont plus tenues de le faire. Aucune convocation ne peut être annulée au motif qu’elle n’a pas pu être faite par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Toute demande de communication de document ou d’information faite par un membre de l’assemblée à la société dont les actions sont cotées peut être traitée par message électronique, dès lors que le membre en question a précisé son adresse électronique dans sa demande.

Assouplissement des règles de délibérations

Si l’assemblée générale (AG) devait se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer (en principe le gérant pour les SARL, le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance pour les SA) peut décider de la tenue de l’assemblée sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Dans ce cas, les membres de l’assemblée sont prévenus, par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée et des conditions d’exercice de leur participation.

Les règles de délibération sont modifiées

• Conférence téléphonique ou audiovisuelle

Si l’assemblée se tient sans la présence physique de ses membres, l’organe chargé de sa convocation peut décider de prendre en compte, pour le calcul du quorum ou de la majorité, les membres participant par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition que le moyen utilisé (téléphone ou visioconférence) :

• permette de les identifier ;
• transmette leur voix ;
• et permette la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Au sein des SA, il est possible que les statuts prévoient déjà que ses actionnaires puissent participer à une AG à l’aide de moyens de télétransmission. Ceux-ci ne peuvent, dans tous les cas, être utilisés qu’à la condition qu’ils respectent les mêmes conditions que celles nouvellement prévues (identification, transmission de la voix, et retransmission continue et simultanée des délibérations)

Ces règles sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer.

• Consultation écrite

Les décisions des assemblées peuvent être prises grâce à la consultation écrite de leurs membres, dans tous les cas dans lesquels la Loi ne l’a pas interdit (comme l’approbation des comptes annuels ou la décision d’émission des obligations au sein des SARL). Aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne peut s’y opposer. Là encore, cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer.

Information des membres des modifications de tenue et de délibération

Dès lors que l’organe chargé de la convocation de l’AG décide de sa tenue sans la présence physique de ses membres, ceux-ci doivent en être informés par tout moyen au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

Si les formalités de convocation ont déjà été en tout ou partie accomplies avant la modification du lieu de l’assemblée (ou du mode de participation des membres), elles n’ont pas être renouvelées.

Par exception, au sein des sociétés dont les actions sont cotées, les actionnaires doivent être informés dès que possible par voie de communiqué réalisé par la société. Il en va de même pour les sociétés dont les titres autres que les actions sont également cotées.

Aménagement des règles de réunion des organes de direction

Depuis le 12 mars et jusqu’au 31 juillet 2020, les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction (comme les conseils d’administration ou de surveillance par exemple) peuvent également se tenir hors de la présence physique de leurs membres.

Ceux-ci sont réputés présents aux réunions s’ils y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui permet de les identifier, de transmettre leur voix et d’assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Une fois de plus, cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

La consultation écrite des membres est également admise, dès lors que les conditions qui l’entoure assurent la collégialité des délibérations. Aucune clause des statuts ne peut y faire obstacle

Quelles structures sont concernées ?

Les structures concernées par ces différents aménagements sont :

• aux sociétés civiles et commerciales ;
• masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
• les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
• les coopératives ;
• les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
• les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
• les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
• les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
• les fonds de dotation,
• les associations et les fondations.

Enfin, notez que l’ensemble de ces mesures peuvent être prolongées par décret, au plus tard jusqu’au 30 novembre 2020, et s’appliquent au territoire de Wallis-et-Futuna.

Source : Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Coronavirus : focus sur la tenue des assemblées générales de société © Copyright WebLex – 2020